Avant d’ajouter de l’IA, faites l’inventaire de vos outils 🧰

Dans un article précédent, je racontais la question d’une personne qui voulait aller plus loin avec l’IA pour gagner du temps dans son travail.

Mon conseil était de ne pas commencer par chercher une formation ou le meilleur outil IA.

Commencez plutôt par regarder ce que vous faites chaque jour et ce qui pourrait être automatisé.

Mais il y a une étape importante avant ça.

Comprendre les outils que vous utilisez déjà.

🧰 Faites l’inventaire de votre coffre à outils

Au fil des années, on accumule beaucoup de services.

• Un pour les courriels.
• Un pour la comptabilité.
• Un autre pour les factures.
• Un calendrier.
• Un endroit pour conserver les documents.
• Un outil de vidéoconférence.
• Un gestionnaire de tâches.
• Quelques abonnements qu’on a parfois même oubliés.

Prenez simplement une feuille et faites-en l’inventaire.

Par exemple :

Besoin	Outil utilisé
Courriels	Gmail
Calendrier	Google Calendar
Documents	Google Drive
Tâches	Trello
Comptabilité	QuickBooks
Réunions	Teams
Facturation	?
CRM / clients	?

Ajoutez également ce que vous payez chaque mois ou chaque année.

Vous pourriez déjà avoir quelques surprises. 😉

🔎 Mais surtout : comprenez comment ils travaillent ensemble

L’objectif n’est pas seulement de faire une liste.

Posez-vous quelques questions simples :

• Où arrivent mes demandes de clients?
• Où sont mes tâches?
• Où sont mes factures?
• Où sont mes documents?
• Où est mon calendrier?
• Est-ce que je copie manuellement de l’information d’un outil vers un autre?

C’est souvent là qu’on découvre les meilleures occasions d’automatisation.

🤖 Et c’est là que les agents IA deviennent intéressants

Imaginez maintenant qu’un agent IA puisse utiliser certains de ces outils.

Vous pourriez lui demander :

« Regarde mes nouveaux courriels et indique-moi ceux qui nécessitent une action. »

Ou :

« Quels clients ont une facture en retard? Prépare les courriels de relance. »

Ou encore :

« Regarde mon calendrier, mes courriels et mes tâches et aide-moi à préparer ma journée. »

L’agent IA devient beaucoup plus utile lorsqu’il peut travailler avec les outils que vous utilisez déjà.

Mais pour lui permettre de le faire, encore faut-il savoir où se trouvent vos informations et quels outils font quoi.

🧹 Vous pourriez aussi découvrir que vous avez trop d’outils

Faire cet inventaire peut également révéler autre chose.

• Deux outils font peut-être exactement la même chose.
• Vous payez peut-être encore pour un service que vous n’utilisez presque plus.
• Ou votre abonnement Microsoft ou Google inclut peut-être déjà une fonction pour laquelle vous payez ailleurs.

Avant d’ajouter de nouveaux outils IA, il peut donc être très utile de faire un peu de ménage.

À retenir

Avant de vous demander :

« Quel agent IA devrais-je utiliser? »

Commencez par :

« Quels outils est-ce que j’utilise déjà, où sont mes informations et qu’est-ce que je fais encore manuellement entre eux? »

Votre environnement technologique actuel est le point de départ.

Comprendre son coffre à outils avant d’y ajouter de nouveaux outils. 🧰

Et ensuite, on peut commencer à se poser une question beaucoup plus intéressante :

Quelles tâches pourrais-je maintenant confier à un agent IA? 🤖

La techno, simplement.